A szövegszerkesztő programokkal szemben fontos követelmény, hogy a szövegeket a számítógép a kikapcsolás után is megőrizze, és lehetőséget biztosítson egy másik időpontban való felhasználásra. Erre a feladatra szolgálnak a különböző fájlműveletek. A szövegszerkesztők formázási lehetőségekkel is rendelkeznek. A formázás során a szövegrész külső megjelenését befolyásolhatjuk. Ilyen fontos formázás például a betűk mérete, típusa, színe stb., de idetartozik a margók mérete, az oldal tájolása és mérete is.

A karakteres szerkesztők csak a szöveg bevitelére, szerkesztésére használhatók. Ezek nem nyújtanak formázási lehetőségeket. Mivel formázási utasításokat nem tárolnak a mentés során, állományformátumuk általános (formázatlan text fájl). Az ilyen állományokat a legtöbb program problémamentesen meg tudja nyitni. Az igényes dokumentumok, levelek készítésére alkalmas programokat nevezzük grafikus szövegszerkesztőknek. Segítségükkel formázhatjuk a szöveget, képeket, ábrákat, grafikonokat helyezhetünk el a dokumentumban.

A kiadványszerkesztők kifejezetten nyomdai előkészítést, nagy terjedelmű dokumentumok elkészítését támogató programok.