IRÁSBELI KOMMUNIKÁCIÓ A VÁLLALKOZÁSNÁL

"Scripta manent verba volant" hangzik a latin szállóige, amely annyit jelent, hogy az írás megmarad a szó elrepül. Ha ugyanazt mondjuk és írjuk, a leírt szónak a csak kimondottnál lényegesen nagyobb a súlya, mert maradandóvá teszi az elhangzottakat.

Az üzleti életben az írásban rögzített információk rendkívül nagy jelentőséggel, anyagi- jogi következménnyel bírnak. Ezért nem közömbös, hogy miképpen fogalmazzuk meg és rögzítjük mondandónkat. Törekedjünk hibátlan helyesírásra, hibamentes gépelésre, az esztétikus, szabványnak megfelelő formába öntésre.

Bár napjainkban rendkívül fejlett szóbeli információ közlő eszközök állnak rendelkezésre (telefon, mobil telefon stb), ennek ellenére az írásbeli kapcsolattartásnak igen sok formája létezik, így az üzleti élet minden ágában nélkülözhetetlen ezeknek a formáknak a megismerése.

1. Magánszemély által írt hivatalos levelek
2. Üzleti élet legjellemzőbb levéltípusai
3. Reklámozási célú levelek
4. Egyéb általános használatú kisebb ügyiratok

A hivatalos levél általános formai és tartalmi kellékei:

A formai követelményeket a levelezési hagyományok, szokások mellett külön szabvány (Műszaki Irányelvek 3495/2-86.sz.) is szabályozza. E szabvány alapján a hivatalos levél fő formai részei:

• cégfelirat
• keltezés
• címzés
• postai utasítás
• irattározási és hivatkozási adatok
• tárgy megjelölése
• megszólítás
• szöveg
• aláírások, bélyegző
• mellékletek felsorolása

A hivatalos levél tartalmát meghatározza, hogy miért, milyen céllal és kinek írjuk. Figyeljünk a következőkre:

• A stílus a tárgyhoz alkalmazkodjék
• Ne használjunk szófölösleget
• Ügyeljünk a mondatszerkesztésre
• Mondaton belül helyes szórendet alkalmazzunk
• Kerüljük az egyeztetési hibákat
• Ne ismételjük a szavakat
• Fogalmazzunk konkrétan
• Tapintatos, személyes hangvételt használjunk