A LEGFONTOSABB LEVÉL FAJTÁK:

· Magánember által írt hivatalos levelek:

• Kérvény, kérés, beadvány (ki, mit kér, indokok felsorolása, lényeg újbóli megismétlése)
• Pályázat (hivatkozás a pályázati felhívásra, alkalmasság leírása)
• Fellebbezés (határozat megváltoztatását kérjük, ezt meg is indokoljuk)
• Bejelentés (fontos a tárgy meghatározása!)
• Panasz (tárgy tényszerű ismertetése, intézkedés kérése)

· Üzleti életben használt levelek:

• Szerződés (adásvételi-, munka-, szállítási-, bérleti-)
• Érdeklődés (téma pontos meghatározása, információk teljességére törekvés)
• Tájékoztató levél (valós adatok visszafogott stílusú leírása)
• Ajánlatkérés (hivatkozással általános, részletes tájékoztatás kérés)
• Ajánlat (lehet kötelező érvényű és kötelezettség nélküli, egyértelmű meghatározások szükségesek)
• Megrendelés (megnevezés, minőség, mennyiség, ár, szállítási és fizetési feltételek)
• Megrendelés visszaigazolása (értesítés a megrendelés tudomásul vételéről)
• Számla (kötelező tartalmát törvény szabályozza)
• Számlakifogásolás (pontosan le kell írni a számla melyik tartalmi vagy formai részével nem értünk egyet)
• Reklamáció (igazolni kell a reklamáció jogosságát, és a pontos elvárásokat)
• Fizetési felszólítás (akkor írjuk, ha a számla teljesítése nem történik meg időben)

· Reklámozást szolgáló levelek:

Tartalmazzák a vállalkozás legfontosabb adatait (pl. név, cím, telefon, fax, honlap, e-mail), legyenek személyre szólóak, rövidek, hitelesek, esztétikusak, helyesen megfogalmazottak, és mindig legyenek aláírva.

· Egyéb általános használatú kisebb ügyiratok:

• Elismervény és a nyugta (kitől, mit, milyen értékben, milyen céllal és milyen feltételekkel vett át az aláíró). Legyen megnevezése, tartalmazza a pénzösszeg vagy érték pontos megjelölését számmal és betűvel, az összeg rendeltetését, az átadó és átvevő nevét, aláírását azonosító adattal együtt.
• Kötelezvény (amelyben a kölcsönvevő kötelezi magát arra, hogy a kölcsönvett összeget, tárgyat a meghatározott és írásban rögzített határidőig visszaadja a kölcsönadónak. Szükséges az irat megnevezése, a pontos összeg számmal és betűvel, a keltezés, a kölcsönvevő, valamint két tanú neve és aláírása.
• Meghatalmazás (valaki felhatalmaz egy másik személyt, hogy helyette valamilyen ügyben eljárjon). Az ügyiratban fel kell tüntetni a meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát és idejét, a keltezést, a meghatalmazó és a meghatalmazott, valamint két tanú aláírását és azonosító adatát.
• Meghívó (valamilyen eseményről értesíti, arra meghívja a címzettet). Tartalmaznia kell az esemény időpontját, helyszínét, idejét, a meghívó nevét, a napirendi pontokat, a meghívás célját. Célszerű az esemény előtt 6-8 nappal elküldeni.
• Igazolás (hivatalos közlés, amely csak akkor érvényes, ha hivatalos aláírással el van látva).

· A vállalkozás belső ügyvitelének legfontosabb iratai:

• Jegyzőkönyv (hivatalos okirat, melynek az a feladata, hogy az eseményeket, tényeket, megállapításokat írásban rögzítse. Két fajtája van:
• Szó szerinti jegyzőkönyv (szó szerint rögzíti az elhangzottakat, az események menetét)
• Jegyzőkönyvkivonat (hitelesen, az eseményeket tömörítve, rövidítve jegyzi le)
• Felépítése: az elején szerepeljen a felvétel helye, ideje, tárgya, a jelenlevők, a levezető és a jegyzőkönyvvezető neve. A középső részben kell leírni az eseményeket, majd a végén a záradék, a keltezés, a jegyzőkönyvvezető és két hitelesítő aláírása.
• Feljegyzés (valamilyen feladatról, ügyről készül). Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és miért készült, valamint azt, hogy ki készítette.
• Jelentés (valamilyen tényt szakszerűen, pontosan, tömören foglal össze). Mindig megbízható és friss adatokat információkat kell tartalmaznia, fel kell tüntetni, hogy ki és kinek készíti, a végén a készítő aláírásával zárjuk.