Vizsgáljuk meg, mit nevezünk tárgyalási helyzetnek! Miben különbözik a tárgyalás a hétköznapi kommunikációtól? Minden tárgyalás természetesen kommunikáció, hiszen az abban részt vevő felek között valamilyen céllal, valamilyen üzenet megfogalmazásával, átadásával kapcsolat jön létre. Így a tárgyalást olyan célirányos kommunikáció, amelyben a közlő valamit el akar érni a közlés révén. Ahhoz, hogy célját elérje, különféle meggyőző technikákat, érveket sorakoztat föl. Ebben a megfelelő érvek lehetnek segítségükre.

Tárgyalási helyzet akkor jön létre, ha a fent leírt szituáció mellett még az alábbi feltételek is érvényesülnek:

• A részt vevő felek közötti hatalmi különbségek már nem meghatározók. Ez igen fontos szempont, mert, ha a felek között nagy a pozícióbeli különbség, akkor a tárgyalás kimenetele már előre eldöntött. Nem az érvek, a meggyőzés fogja az eredményt befolyásolni, hanem a hatalmi helyzet. Tehát ne is kezdjünk olyan tárgyalásba, ahol tudjuk, hogy a kimenetelét a hatalmi szó fogja eldönteni!
• A részt vevő feleknek, csoportoknak egymástól eltérő érdekeik vannak. Ez is feltétele a tárgyalási helyzetnek, hiszen ez adja a témát, a „konfliktust", ebben kell közös megállapodásra jutniuk.
• A kölcsönös függőség összeköti őket. Ez szintén fontos kritériuma a tárgyalásnak. Ez azt jelenti, hogy a két fél azért ül le tárgyalni, azért megy bele a tárgyalási helyzetbe, mert mindkettőjüknek valamilyen érdeke fűződik a dologhoz. Az üzleti tárgyalás példájával megvilágítva: természetes a kétoldalú függőség, hiszen a vevő meg akar szerezni egy terméket, az eladó pedig el akar adni valamit. De egy humán területen történő tárgyalásban is fellelhetjük a kölcsönös érdeket. Például egy rendezvényhez támogatót akarunk felkérni. A rendezvényt szervező érdeke az anyagi vagy tárgyi segítség, a támogatónak pedig jó reklámlehetőség, valamint a jó alkalom az adója csökkentésére.

A tárgyalási helyzetben a felek legtöbbször valamilyen nem könnyű cél elérésére törekszenek. Mindkét félnek meg kell dolgoznia az eredményért. A sikeres tárgyalás végső célja a felek közötti egyensúly megteremtése, ezért sok szakember a tárgyalás folyamatát a két pólus között egyensúlyteremtő tevékenységnek is nevezi. 

A tárgyalásban résztvevő felek száma szerint különbséget tehetünk

• a kétszemélyes tárgyalás és
• csoportos, delegációs tárgyalás között. 

A kétszemélyes tárgyalásban a kommunikáció fő hangsúlya a meggyőzésre helyeződik, vagyis a partnernél el akarjuk érni, hogy az elgondolásunkat megértse, elfogadja, jónak tartsa, sőt mellénk álljon, s képviselje álláspontunkat. Az oktatásszervezői munkája során Ön a tárgyalásnak főleg ezzel a formájával fog találkozni. 

A csoportos, delegációs tárgyalást akkor alkalmazzák, ha a megbeszélés során több információra, szakismeretre van szükség, mint amellyel egyetlen ember rendelkezhet. Illetve abban az esetben is ez a forma a hatékonyabb, ha egy testület, egy csoport esetében a döntés nem egyetlen ember kezében van. A tárgyalásnak ez a formája akkor a leghatékonyabb, ha az alábbi feltételeknek megfelel:

• A csoport létszáma maximum 7-8 fő.
• Az összetételében a szakmai, kommunikatív, döntési, végrehajtási kompetenciák a meghatározóak.
• A felkészülés során a csoport tagjai közösen értelmezik az elérendő célokat, megosztják a tárgyalási szerepeket, megbeszélik a tárgyalás során alkalmazandó taktikát.
• A csoport tagjai élvezik a hátország, azaz a tárgyaláson nem részt vevő kollégák támogatását.