Könyvvezetési kötelezettség

 

Könyvvezetés: az a tevékenység, amelynek során a gazdálkodó a tevékenysége során felmerülő gazdasági eseményekről a törvényben rögzített általános irányelvek szerint folyamatos nyilvántartás vezet. Ezeket a nyilvántartásokat az üzleti év végén le kell zárni.

 

Könyvvezetés módjai

 

1. Kettős könyvvitel:

Az eszközökben és a forrásokban bekövetkezett változásokat a valóságnak megfelelően, bizonylatok alapján, folyamatosan, áttekinthetően mutatja.

Ezeket a nyilvántartásokat év végén lezárja, és ennek alapján készíti el a beszámolóját:

Éves beszámoló

Egyszerűsített éves beszámoló

A kettős könyvvitel során a gazdasági események feljegyzése folyamatosan, hézagmentesen történik.

Az elszámolás kétféle formában valósul meg

- idősoros elszámolás -> napló -> (alapkönyv)

- számlasoros elszámolás -> főkönyvi számla -> (főkönyv)

A könyvviteli elszámolás két körben valósul meg

ANALITIKUS elszámolás: melynek keretében mennyiségi és értékadatokat tartalmazó feljegyzéseket vezetnek a vállalkozás vagyonrészeiről és azok változásairól - készlet, tárgyi eszköz, értékpapír, vevők, szállítók.

Az analitika a tételes ellenőrzés szolgálatában áll. Az analitika az egyes gazdasági műveletek okozta változásokat megfelelő összegzés és csoportosítás után feladást készít a kapcsolódó főkönyvi számlákhoz.

Az analitikus nyilvántartásokat a leltár adatai alapján nyitjuk meg.

SZINTETIKUS /főkönyvi/ elszámolás: az eszköz és forrásszámlákon az értékadatokat rögzítjük /idő- és számlasoros elszámolás/.

 

2. Egyszeres könyvvitel

A gazdasági események feljegyzését a hitelt érdemlő bizonylatok alapján pénzforgalmi szemléletben, a pénzkiadások és pénzbevételek elszámolására alapozza.

Naplófőkönyv vagy pénztárkönyv - mint pénzforgalmi nyilvántartás keretében valósul meg. Ez az elszámolás az adóelszámolás alapját is meghatározza, hiszen ez a nyilvántartási forma a teljes üzleti pénzforgalmat kimutatja.

Naplófőkönyv, analitikus nyilvántartások, leltár alapján készül az Egyszerűsített beszámoló.

 

Számviteli bizonylatok

 

Bizonylat minden olyan külső és belső okmány, - függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától - amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljából készítettek.

Alaki és tartalmi kellékei:

• megnevezés, sorszám
• kiállító, gazdálkodó megnevezése
• kiállítást elrendelő személy vagy szervezet
• utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy
• ellenőr aláírása
• kiállítás időpontja
• gazdasági esemény tartalmának rövid, lényegre törő leírása, megjelölése, mennyiségi, minőségi és értékadatok
• technikai, optikai adathordozók további alaki és tartalmi kellékei:
• feldolgozási programok azonosító jelzése
• adatállomány azonosító jelzése
• egyértelmű azonosítást szolgáló kódjegyzék
• kiíratás késedelem nélküli biztosítása

Szigorú számadású bizonylatok

• készpénz kezeléséhez
• más jogszabály alapján /számla, egyszerűsített számla, nyugta/
• továbbá minden olyan nyomtatvány, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni
• amelynek illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat.

A szigorú számadású kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli. Ezekről olyan nyilvántartást kell vezetni, ami biztosítja az elszámoltatást.

 

Bizonylatok megőrzési ideje

10 évig köteles megőrizni a vállalkozás beszámolót és az azt alátámasztó főkönyvi kivonatot, leltárt, leltárértékelést, naplófőkönyvet, pénztárkönyvet, valamint más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, olvasható formában, a bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, ill. kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában, könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon kell megőrizni, a szigorú számadású bizonylatok rontott példányait is meg kell őrizni, szervezeti változás esetén is gondoskodni kell a megőrzésről.

Bizonylati fegyelem: minden gazdasági eseményről bizonylatot kell kiállítani. 

Bizonylati elv: Könyvelni csak bizonylat alapján lehet

 

Bizonylati rendszer

A bizonylati rendszer keretében meg kell határozni az alkalmazott bizonylatok fajtáját, tartalmát, alakját, útját a kiállítástól az irattározásig.

Bizonylati rendszer tartalmaz általános bizonylatokat /pénztár/ és szakmaspecifikus bizonylatokat /pl. 7 pld. anyagutalvány/.

 

Bizonylati Szabályzat

A bizonylati szabályzat előírásokat tartalmaz a bizonylati rendszerre vonatkozóan.

 

Készítésének célja:

• gazdálkodási folyamat ellenőrizhető legyen
• könyvelés előfeltételeit ellenőrizhető módon biztosítsa
• tulajdonvédelmet maximálisan szolgálja

Bizonylati Szabályzat tartalma:

• Mutassa be az alkalmazott bizonylatok fajtáit, tartalmát, útját a kiállítástól az irattározásig
• Nevezze meg az általános és a szakmaspecifikus bizonylatokat, azok formáit, tartalmi kellékeit és szükséges példányszámait
• Bizonylat kiállításáért felelős személyek
• Utalványozási jogkörrel felruházott személyek neve, utalványozható legmagasabb összeget
• Bizonylatok érvényességi kellékei
• Bizonylatok könyvelés előtti felülvizsgálata, számlakijelölés /kontírozás/ előtt
• Bizonylatok megőrzési módja, időtartama
• Szigorú számadású bizonylatok /nyomtatványok/ egyedi nyilvántartásának módja, ellenőrzése
• Rendelkezzen a szervezeti változások esetére a bizonylatok megőrzési kötelezettségéről és módszeréről